Tempo: trabalhe com mais inteligência e menos esforço

Publicado em December 13, 2009
Categorias: Criatividade, Produtividade | Deixe seu comentário

Tempo-3Aprender a usar seu tempo com inteligência resulta em mais produtividade, menos stress e melhoria nas suas relações com a família, colegas e amigos.

Em artigo anterior nós vimos como usar a Matriz de Gerenciamento do Tempo para planejar o uso de seu tempo e tornar-se mais criativo e produtivo. Lembre-se que o propósito de melhorar suas habilidades de administração do seu tempo é liberar tempo para as coisas mais importantes em sua vida. Procure pelo balanceamento ente as suas responsabilidades no trabalho e em casa, e também pelo tempo de lazer com sua família e amigos. Aprender a usar seu tempo com inteligência deve resultar maior satisfação na sua vida e não simplesmente uma longa lista de tarefas terminadas.

Você é o mestre ou o escravo de seu tempo?

Como você está usando o seu tempo? O primeiro passo na busca do uso inteligente do seu tempo é fazer uma avaliação honesta de como você o aplica hoje. Você pode usar o questionário a seguir para fazer esta avaliação.

Avaliação do Gerenciamento do Tempo

Freqüentemente = 3     Às vezes = 2    Raramente = 1      Nunca = 0

 

N

Descrição

Pontuação

1

Eu me surpreendo assumindo várias tarefas porque eu sou a única pessoa que pode fazê-las

3

2

1

0

2

As crises diárias tomam todo meu tempo. Eu não tenho para fazer as coisas importantes porque estou ocupado apagando incêndios.

3

2

1

0

3

Eu tento fazer muitas coisas ao mesmo tempo, e raramente digo não a tarefas adicionais.

3

2

1

0

4

Eu sinto que estou sempre atrasado e não tenho como me recuperar. Estou sempre correndo.

3

2

1

0

5

Eu sinto que estou trabalhando muitas horas.

3

2

1

0

6

Constantemente, eu sinto que estou sobrecarregado por solicitações e detalhes, e que estou sendo obrigado a fazer o que não quero na maior parte do tempo.

3

2

1

0

7

Chego atrasado às reuniões e não me preparo adequadamente.

3

2

1

0

8

Eu levo preocupações e problemas para casa.

3

2

1

0

9

Eu perco os prazos.

3

2

1

0

10

Eu me sinto indiferente com muitas horas de indolência e de atividades improdutivas

3

2

1

0

11

Eu deixo de lado atividades desagradáveis, mas importantes (procrastinação).

3

2

1

0

SOMA





TOTAL DE PONTOS



Pontuação

Comentários

0 a 11

Muito bem, você tem um bom controle de como seu tempo é usado. Mantenha-se firme e não tolere pressões para mudar seu estilo de vida e trabalho. Não deixe passar as oportunidades de pequenas melhorias.

12 a 24

Não é uma situação ruim, mas você ainda tem muito a fazer para melhorar a administração de seu tempo. A Matriz de Gerenciamento do Tempo pode ser muito útil para estabelecer as prioridades e a estratégia de melhoria.

25 a 33

Você tem que agir com firmeza para sair desta situação, que pode estar prejudicando sua saúde, sua carreira e sua vida familiar. Não se engane, esta vida de herói e de apagador de incêndios não tem muito futuro. Use a Matriz de Gerenciamento do Tempo para traçar uma estratégia de mudança e seja firme na sua execução. Converse com seu superior para obter o apoio necessário. Você vai precisar de ajuda de colegas e da sua família.


Além da utilização da Matriz de Gerenciamento do Tempo para definir prioridades e a estratégia de mudança, há muitas atitudes para você tirar o máximo proveito de seu tempo. Você pode fortalecer sua criatividade, melhorar sua produtividade, prevenir problemas, reduzir a procrastinação, proteger seu tempo, compartilhar o trabalho, simplificar o trabalho e envolver sua família.

Seja mais produtivo: identifique a parte do dia em que você é mais produtivo e reserve estas horas para as tarefas mais importantes e difíceis. Decida que ferramentas de administração do tempo combinam mais com seu estilo: agendas, planilhas, lembretes, organizadores, etc.

Previna problemas: melhore as comunicações com pessoas no trabalho e com a família. Seja claro e preciso nas suas instruções; ouça com atenção quando receber informações e instruções. Quando surgir um problema, aja com rapidez para resolvê-lo antes que piore; elimine suas causas para evitar a repetição.

Proteja seu tempo: aprenda a dizer não, com diplomacia se necessário.  Pode ser que parte de seus problemas sejam causados por você estar envolvido com muitas tarefas, e não ter o tempo necessário para executar as tarefas importantes com qualidade. Delegue o máximo que puder. Ao delegar, oriente seus auxiliares nas técnicas de administração do tempo. Defina claramente os objetivos e ajude-os a identificar as tarefas prioritárias.

Evite a procrastinação: colocar de lado o que deve ser feito é um grande desperdício de tempo. Se você tem uma tarefa desagradável, mas importante, faça-a logo, sem delongas. Como disse Mark Twain: “Se tiver de engolir um sapo, não o olhe por muito tempo”. Se for um projeto grande e difícil, divida-o em tarefas menores e execute uma de cada vez.

Simplifique sempre que possível: lembre-se de que há sempre uma melhor maneira de fazer as coisas. Procure maneiras de fazer as tarefas de modo mais rápido, mais fácil, mais simples e menos cansativo.

Reduza a desordem: livre-se das coisas inúteis que atravancam seu local de trabalho. Organize as coisas úteis e não perca mais tempo procurando-as.

Não se esqueça de você: uma boa administração do tempo pode ajudá-lo a achar tempo para você, sua família, seus amigos e sua comunidade. Tempo para você gastar com você mesmo, tempo para ampliar sua rede de contatos, tempo para lazer e atividades culturais e espirituais. Tempo para você dedicar a seus assuntos pessoais e manter um equilíbrio entre trabalho e família. Tempo para estar com os amigos e relaxar; tempo para atividades comunitárias e para trabalhar em projetos sociais com sua igreja, escola ou outras organizações.

“O ontem é um cheque cancelado; o amanhã é uma nota promissória; o hoje é a única grana que você tem, então gaste-a com sabedoria.” Kay Lions.

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