O que você faz com seus problemas no final do dia? Leva-os para casa e os convida para a mesa de jantar? Ao dormir, você permite que eles se deitem na sua cama e transformem seus sonhos em pesadelos?

A maneira como lidamos com nossos problemas diários tem um forte impacto sobre nossa saúde física e mental, sobre nosso desempenho profissional e, especialmente, sobre nossa vida familiar. Se deixarmos os problemas à solta, nossa mente tem a tendência de aumentá-los. Alimentados pelo nosso lado pessimista, problemas normais do dia a dia se transformam e assumem em nossa mente proporções que, na maioria das vezes, não correspondem à realidade dos fatos. As soluções parecem inalcançáveis e somos dominados pelo desânimo e pela falta de criatividade.

Estas reflexões me trazem à memória uma pequena história de autor desconhecido que nos fala de uma maneira criativa de lidar com os problemas da vida e do trabalho, vamos a ela.

A árvore dos problemas

Autor desconhecido

Eu contratei um carpinteiro para me ajudar a restaurar uma velha casa de fazenda. Ele teve um dia de trabalho muito pesado. Um pneu furado fez com que ele perdesse uma hora de trabalho, sua serra elétrica pifou e, no fim do dia, o motor de sua velha camionete se recusou a funcionar. Ele permaneceu totalmente em silêncio, enquanto eu lhe dava uma carona até sua casa.

Ao chegarmos, ele me convidou para conhecer sua família. Quando nos dirigíamos para a entrada da casa ele parou frente a uma pequena árvore e tocou as pontas de alguns galhos com ambas as mãos. Assim que a porta abriu, ele mudou seu semblante totalmente. Sorrindo ele abraçou com alegria seus dois filhos pequenos e beijou sua esposa.

Quando ele me acompanhava até o carro, eu não resisti e perguntei qual o significado do que ele tinha feito quando passamos pela árvore antes de entrar em casa. “Oh, esta é a minha árvore dos problemas”, ele respondeu. “Eu sei que não há como evitar alguns problemas no trabalho, mas de uma coisa estou certo, problemas não devem entrar em minha casa, onde estão minha esposa e filhos. Então, eu simplesmente penduro os problemas na árvore antes de entrar em casa. De manhã eu os pego de volta” Ele sorriu e disse: “Uma coisa engraçada, quando eu os pego de manhã, eles são menos numerosos e menos graves do que eram quando eu os pendurei na noite anterior”.

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Com muita frequência, esta frase expressa a necessidade e o desejo de se obter o pleno engajamento dos trabalhadores nos desafios de inovação de produtos e serviços, melhoria da qualidade, produtividade e rentabilidade da empresa. Se o papel dos trabalhadores na criação de valor fosse mais bem compreendido, os dirigentes se empenhariam mais em transformá-la em realidade.

A cadeia de criação de valor

A importância do engajamento dos trabalhadores começou a ser mais bem entendida a partir de 1994 com a publicação do artigo Putting the Service Profit Chain to Work por James Heskett e seus colegas da Harvard Business School.

O modelo que eles criaram não poderia ser mais intuitivo: a Satisfação dos Trabalhadores gera Retenção dos Trabalhadores, que gera a Produtividade dos Trabalhadores, que gera Valor nos Serviços, que gera a Satisfação dos Clientes, que gera a Lealdade dos Clientes, que gera Rentabilidade e Crescimento. Em resumo: trabalhadores engajados resultam em clientes leais que significam maiores lucros. Se os trabalhadores e os clientes estão felizes, os acionistas também estarão.

Os gerentes e o engajamento dos trabalhadores

Salários e benefícios generosos podem atrair pessoas talentosas e experientes, mas não são garantias de um genuíno engajamento. O segredo do verdadeiro engajamento está na criação de um clima organizacional em que as pessoas sintam que suas contribuições são valorizadas e que elas são estimadas pelo que são e reconhecidas pelo que produzem.

Os gerentes de linha, que formam as interfaces finais entre a organização e seus colaboradores, têm um papel vital na conquista de seus corações e mentes e no despertar da criatividade. Eles estão na melhor posição para conhecer e orientar cada um de seus colaboradores e, através de suas atitudes, criarem o clima de dedicação e compromisso com os clientes e resultados.

Elogiar os trabalhadores por realizações que às vezes passam despercebidas, fornecer feedback e orientação sobre como podem melhorar e propiciar oportunidades de desenvolvimento profissional são ações que os gerentes podem realizar no dia a dia e com enormes impactos no engajamento de sua equipe e no aprimoramento de suas habilidades criativas. Os gerentes de linha têm um papel fundamental para o perfeito funcionamento da cadeia de criação de valor, ou seja, em fazer com que trabalhadores engajados gerem clientes leais e acionistas contentes.

Os trabalhadores são leais às empresas que dizem que eles são valiosos e que realmente fazem o indispensável para tratá-los como tal. Os líderes inovadores reconhe­cem que o dinheiro, a remuneração justa e equitativa, têm um papel muito importante na motivação. Mas vão além e traba­lham ativamente para remover as barreiras que impedem as pessoas de colocar os seus talentos, a criatividade e conhecimentos a serviço da melhoria continua dos serviços, dos produtos e da plena satisfação de seus clientes.

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Como reconhecer e neutralizar os sentimentos negativos que nos levam a procrastinação, a tendência de deixar para depois as tarefas importantes, mas desagradáveis ou difíceis.

Procrastinação é o ato de esquivar-se de uma tarefa que necessita ser realizada. É o mau hábito de deixar para amanhã o que pode ser feito hoje. Isto pode nos levar a ter sentimentos de culpa, desajuste, depressão e baixa autoestima. A procrastinação pode ocasionar conseqüências dolorosas, como o insucesso profissional e a frustração nos assuntos e negócios particulares.

Procrastinação não é simplesmente uma forma de preguiça. Ela surge por razões variadas, incluindo:

• fuga de experiências negativas
• falta de capacitação
• medo de comentários e avaliações de terceiros
• hostilidade à tarefa ou à pessoa que a solicitou.
• pessimismo
• depressão
• perfeccionismo
• passividade
• necessidade de aceitação
• baixa tolerância às frustrações
• sentimento de injustiça
• sobrecarga

Sinais de alerta

A tendência de deixar para depois as tarefas mais difíceis e desagradáveis está sempre presente e o combate à procrastinação exige um alerta constante. Os verdadeiros procrastinadores apresentam cinco comportamentos reveladores:

1. Sobreestimam o tempo necessário para realizar alguma coisa.
2. Superestimam o tempo disponível para realizar alguma coisa.
3. Superestimam o quanto estarão motivados para realizar alguma coisa mais tarde.
4. Acreditam erradamente que não é recomendável trabalhar numa tarefa quando não estão muito bem dispostos a fazê-la.
5. Acreditam erradamente que, para ter sucesso numa tarefa, eles têm que desejar fazê-la.

Como combater a procrastinação?

A procrastinação começa com alguma espécie de sentimento negativo que nos desvia das tarefas importantes. Se você puder reconhecer e reformular alguns destes sentimentos de ansiedade e dúvidas, você poderá elaborar um plano para combater a tendência à procrastinação e gerenciar melhor o seu tempo.

Estude e identifique as causas que o estão levando à procrastinação e combata os maus hábitos. Comece já, agora!

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Em dois artigos anteriores, Como usar melhor o seu tempo e se tornar mais eficaz e produtivo e Gerencie seu tempo: trabalhe com mais inteligência e menos esforço, apresentei algumas técnicas para administração do tempo.

Quando falo sobre a importância da administração do tempo, não estou falando sobre uma vida de correrias insanas atrás de minutos e segundos, como o Coelho de Alice no País das Maravilhas, de Lewis Carrol. O Coelho está sempre a correr e a olhar para o relógio e se lamentando: “Oh, meu Deus! Oh, meu Deus! Vou chegar tarde!”. Este é um modo de vida miserável, que não vale a pena ser vivido.

A administração do tempo se baseia numa atitude totalmente diferente. Esta atitude envolve uma profunda reflexão sobre:

1. O que queremos na nossa vida, nossos sonhos e valores.
2. O significado do nosso trabalho, nossa família, nossos amigos e da comunidade onde vivemos.
3. Qual o significado de sucesso e de uma vida equilibrada e saudável.
4. Quais as nossas prioridades e como vamos aplicar nosso tempo para realizar nossos propósitos.

A administração do tempo é, na verdade, a organização de nossa vida em relação ao modo como usamos o tempo para realizar nossos sonhos e planos de uma forma tranqüila, saudável, equilibrada e sem estresse É uma ferramenta importante na nossa procura por uma vida bem vivida e alcance de sucesso profissional, espiritual, familiar e social.

Na apresentação a seguir uso uma interessante metáfora para resumir a essência dos dois artigos citados. Clique na figura para abrir os slides (PowerPoint).

Aprender a usar seu tempo com inteligência resulta em mais produtividade, menos stress e melhoria nas suas relações com a família, colegas e amigos.

Em artigo anterior nós vimos como usar a Matriz de Gerenciamento do Tempo para planejar o uso de seu tempo e tornar-se mais criativo e produtivo. Lembre-se que o propósito de melhorar suas habilidades de administração do seu tempo é liberar tempo para as coisas mais importantes em sua vida. Procure pelo balanceamento ente as suas responsabilidades no trabalho e em casa, e também pelo tempo de lazer com sua família e amigos. Aprender a usar seu tempo com inteligência deve resultar maior satisfação na sua vida e não simplesmente uma longa lista de tarefas terminadas.

Você é o mestre ou o escravo de seu tempo?

Como você está usando o seu tempo? O primeiro passo na busca do uso inteligente do seu tempo é fazer uma avaliação honesta de como você o aplica hoje. Você pode usar o questionário a seguir para fazer esta avaliação.

Avaliação do Gerenciamento do Tempo

Freqüentemente = 3     Às vezes = 2    Raramente = 1      Nunca = 0

Além da utilização da Matriz de Gerenciamento do Tempo para definir prioridades e a estratégia de mudança, há muitas atitudes para você tirar o máximo proveito de seu tempo. Você pode fortalecer sua criatividade, melhorar sua produtividade, prevenir problemas, reduzir a procrastinação, proteger seu tempo, compartilhar o trabalho, simplificar o trabalho e envolver sua família.

Seja mais produtivo: identifique a parte do dia em que você é mais produtivo e reserve estas horas para as tarefas mais importantes e difíceis. Decida que ferramentas de administração do tempo combinam mais com seu estilo: agendas, planilhas, lembretes, organizadores, etc.

Previna problemas: melhore as comunicações com pessoas no trabalho e com a família. Seja claro e preciso nas suas instruções; ouça com atenção quando receber informações e instruções. Quando surgir um problema, aja com rapidez para resolvê-lo antes que piore; elimine suas causas para evitar a repetição.

Proteja seu tempo: aprenda a dizer não, com diplomacia se necessário.  Pode ser que parte de seus problemas sejam causados por você estar envolvido com muitas tarefas, e não ter o tempo necessário para executar as tarefas importantes com qualidade. Delegue o máximo que puder. Ao delegar, oriente seus auxiliares nas técnicas de administração do tempo. Defina claramente os objetivos e ajude-os a identificar as tarefas prioritárias.

Evite a procrastinação: colocar de lado o que deve ser feito é um grande desperdício de tempo. Se você tem uma tarefa desagradável, mas importante, faça-a logo, sem delongas. Como disse Mark Twain: “Se tiver de engolir um sapo, não o olhe por muito tempo”. Se for um projeto grande e difícil, divida-o em tarefas menores e execute uma de cada vez.

Simplifique sempre que possível: lembre-se de que há sempre uma melhor maneira de fazer as coisas. Procure maneiras de fazer as tarefas de modo mais rápido, mais fácil, mais simples e menos cansativo.

Reduza a desordem: livre-se das coisas inúteis que atravancam seu local de trabalho. Organize as coisas úteis e não perca mais tempo procurando-as.

Não se esqueça de você: uma boa administração do tempo pode ajudá-lo a achar tempo para você, sua família, seus amigos e sua comunidade. Tempo para você gastar com você mesmo, tempo para ampliar sua rede de contatos, tempo para lazer e atividades culturais e espirituais. Tempo para você dedicar a seus assuntos pessoais e manter um equilíbrio entre trabalho e família. Tempo para estar com os amigos e relaxar; tempo para atividades comunitárias e para trabalhar em projetos sociais com sua igreja, escola ou outras organizações.

“O ontem é um cheque cancelado; o amanhã é uma nota promissória; o hoje é a única grana que você tem, então gaste-a com sabedoria.” Kay Lions.

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