Com muita frequência, esta frase expressa a necessidade e o desejo de se obter o pleno engajamento dos trabalhadores nos desafios de inovação de produtos e serviços, melhoria da qualidade, produtividade e rentabilidade da empresa. Se o papel dos trabalhadores na criação de valor fosse mais bem compreendido, os dirigentes se empenhariam mais em transformá-la em realidade.

A cadeia de criação de valor

A importância do engajamento dos trabalhadores começou a ser mais bem entendida a partir de 1994 com a publicação do artigo Putting the Service Profit Chain to Work por James Heskett e seus colegas da Harvard Business School.

O modelo que eles criaram não poderia ser mais intuitivo: a Satisfação dos Trabalhadores gera Retenção dos Trabalhadores, que gera a Produtividade dos Trabalhadores, que gera Valor nos Serviços, que gera a Satisfação dos Clientes, que gera a Lealdade dos Clientes, que gera Rentabilidade e Crescimento. Em resumo: trabalhadores engajados resultam em clientes leais que significam maiores lucros. Se os trabalhadores e os clientes estão felizes, os acionistas também estarão.

Os gerentes e o engajamento dos trabalhadores

Salários e benefícios generosos podem atrair pessoas talentosas e experientes, mas não são garantias de um genuíno engajamento. O segredo do verdadeiro engajamento está na criação de um clima organizacional em que as pessoas sintam que suas contribuições são valorizadas e que elas são estimadas pelo que são e reconhecidas pelo que produzem.

Os gerentes de linha, que formam as interfaces finais entre a organização e seus colaboradores, têm um papel vital na conquista de seus corações e mentes e no despertar da criatividade. Eles estão na melhor posição para conhecer e orientar cada um de seus colaboradores e, através de suas atitudes, criarem o clima de dedicação e compromisso com os clientes e resultados.

Elogiar os trabalhadores por realizações que às vezes passam despercebidas, fornecer feedback e orientação sobre como podem melhorar e propiciar oportunidades de desenvolvimento profissional são ações que os gerentes podem realizar no dia a dia e com enormes impactos no engajamento de sua equipe e no aprimoramento de suas habilidades criativas. Os gerentes de linha têm um papel fundamental para o perfeito funcionamento da cadeia de criação de valor, ou seja, em fazer com que trabalhadores engajados gerem clientes leais e acionistas contentes.

Os trabalhadores são leais às empresas que dizem que eles são valiosos e que realmente fazem o indispensável para tratá-los como tal. Os líderes inovadores reconhe­cem que o dinheiro, a remuneração justa e equitativa, têm um papel muito importante na motivação. Mas vão além e traba­lham ativamente para remover as barreiras que impedem as pessoas de colocar os seus talentos, a criatividade e conhecimentos a serviço da melhoria continua dos serviços, dos produtos e da plena satisfação de seus clientes.

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Aponte alguém que nunca errou e eu te mostrarei uma pessoa que, ou é um dissimulador que esconde seus erros, ou um cego que não os enxerga, ou um indeciso que não se arrisca e não realiza nada.

No primeiro grupo estão pessoas que tentam esconder e esquecer seus insucessos e estão fadadas a cometerem repetidamente os mesmos erros. São pessoas imaturas e incapazes de lidarem objetivamente com os sentimentos negativos associados aos fracassos.

No segundo grupo estão as pessoas que preferem racionalizar seus erros, ao invés de analisá-los e conhecer suas verdadeiras causas. As falhas são sempre resultantes de má sorte, ou causadas por outras pessoas ou forças externas. Neste caso, continuarão também a repetir os mesmos erros. Estão sempre munidas das mais variadas justificativas que as eximem de qualquer responsabilidade.

No terceiro grupo estão aqueles que, por temor de errar, não se arriscam nunca. Preferem se acomodar e conviver com ideias e métodos ultrapassados, pois temem correr o risco de serem acusadas de incompetência e irresponsabilidade.

Pessoas maduras lidam com os insucessos de uma forma objetiva

Elas reconhecem que não há prêmio sem riscos e que, apesar de todos os cuidados, o insucesso ronda os empreendedores e inovadores. Sabem que, em muitos casos, o sucesso final resulta de muitas tentativas e da superação de vários percalços. Elas também aprendem a distinguir o erro honrado do erro por negligência ou temeridade. A falhas honradas são decorrentes de tentativas honestas, planejadas e bem intencionadas de se fazer algo novo ou diferente. Elas têm o hábito de refletir sobre seus erros e entender o que aconteceu e por que. Agindo assim, transformam os erros em valiosas oportunidades de aprendizado e de melhoria contínua.

Eu sinceramente acredito que os únicos fracassos realmente lamentáveis são aqueles em que você podia tentar, mas não tentou, desistindo antes de começar. Os outros insucessos são apenas partes da jornada e do aprendizado. Também acredito que o verdadeiro aprendizado vai além do que nos ensinam nas salas de aula. O verdadeiro aprendizado nasce de uma reflexão honesta e objetiva sobre as razões de nossos sucessos e insucessos, quando identificamos as boas práticas que devem ser cultivadas e as más práticas que devem ser abandonadas.

Ninguém acerta 100% das vezes. Se você deseja o sucesso, tem de passar por alguns fracassos. Como você lida e se recupera de seus insucessos? Você acredita que os erros oferecem realmente uma oportunidade de aprendizado?

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Em dois artigos anteriores, Como usar melhor o seu tempo e se tornar mais eficaz e produtivo e Gerencie seu tempo: trabalhe com mais inteligência e menos esforço, apresentei algumas técnicas para administração do tempo.

Quando falo sobre a importância da administração do tempo, não estou falando sobre uma vida de correrias insanas atrás de minutos e segundos, como o Coelho de Alice no País das Maravilhas, de Lewis Carrol. O Coelho está sempre a correr e a olhar para o relógio e se lamentando: “Oh, meu Deus! Oh, meu Deus! Vou chegar tarde!”. Este é um modo de vida miserável, que não vale a pena ser vivido.

A administração do tempo se baseia numa atitude totalmente diferente. Esta atitude envolve uma profunda reflexão sobre:

1. O que queremos na nossa vida, nossos sonhos e valores.
2. O significado do nosso trabalho, nossa família, nossos amigos e da comunidade onde vivemos.
3. Qual o significado de sucesso e de uma vida equilibrada e saudável.
4. Quais as nossas prioridades e como vamos aplicar nosso tempo para realizar nossos propósitos.

A administração do tempo é, na verdade, a organização de nossa vida em relação ao modo como usamos o tempo para realizar nossos sonhos e planos de uma forma tranqüila, saudável, equilibrada e sem estresse É uma ferramenta importante na nossa procura por uma vida bem vivida e alcance de sucesso profissional, espiritual, familiar e social.

Na apresentação a seguir uso uma interessante metáfora para resumir a essência dos dois artigos citados. Clique na figura para abrir os slides (PowerPoint).

O que é a administração do tempo?

A administração do tempo é mais do que controlar as horas, é o gerenciamento de nós mesmos em relação ao modo como dispomos do tempo. É a arte de organizar, programar e orçar o próprio tempo com o propósito de se tornar mais eficaz e produtivo. Esta arte é especialmente essencial para quem é dono de seu próprio negócio, tanto para o grande como para o pequeno empreendedor e, sobretudo, para o patrão de si mesmo.

Todos nós temos muitas coisas para fazer e nunca temos tempo suficiente. Muitas coisas são deixadas inacabadas. Com o passar do tempo, as tarefas inacabadas se tornam críticas e nos vemos envolvidos em crises, tendo que parar tudo e agir como bombeiros, apagando incêndios. Caímos numa roda viva: as crises tomam tempo, coisas importantes deixam de ser feitas, gerando atrasos e novas crises.

Como sair desta roda viva e assumir o controle de como usamos nosso tempo? Talvez você pense em adquirir um sofisticado software para agendar e gerenciar suas atividades. Tudo bem se você gosta destes tipos de aplicativos mas, na verdade, isto não é o essencial. Basta uma simples folha de papel, pois o essencial é sua atitude de considerar seu tempo um recurso valioso que deve ser usado com inteligência e criatividade. Tenha sempre em mente que tempo perdido é tempo irrecuperável, você não pode fazer o relógio voltar atrás. Você pode repor o leite derramado; quanto ao tempo perdido, só lhe resta chorar.

O segredo do sucesso: as coisas mais importantes em primeiro lugar

Mas como adotar esta atitude sem se tornar um afobadinho estressado? A resposta está na priorização de suas tarefas e no tempo aplicado a elas. Você não precisa trabalhar mais rápido para fazer melhor uso de seu tempo. Você necessita de trabalhar com mais inteligência e aplicar mais tempo nas coisas certas.

Priorizar significa fazer escolhas sobre o que é e o que não é importante. Para priorizar efetivamente, você precisa ser capaz de reconhecer o que é importante, bem como ver a diferença entre o urgente e o importante. As tarefas importantes, ou altamente prioritárias, são aquelas que nos ajudam a atingir nossos objetivos de longo prazo ou que podem ter outras consequências significativas no longo prazo. São tarefas com impactos relevantes sobre nossos objetivos, sonhos, planos e estratégias.

À primeira vista, muitas tarefas do dia-a-dia parecem igualmente importantes e urgentes. Contudo, uma olhada mais cuidadosa revela que muitas tarefas urgentes não são realmente importantes num enfoque de longo prazo. Ao mesmo tempo, coisas que são muito importantes, como melhoria de métodos, criação de novos produtos, melhoria de nossas competências, mais tempo com a família, ampliação da rede de relacionamentos, frequentemente não são urgentes. Como bem disse o General Eisenhower, comandante das forças aliadas na Segunda Guerra Mundial: “O importante é raramente urgente e o urgente é raramente importante”.

A Matriz de Gerenciamento do Tempo

O General Eisenhower foi o criador de uma matriz muito simples que nos ajuda a combinar importância e urgência e a planejar o uso de nosso tempo com inteligência e eficácia. Pegue uma folha de papel e desenhe um grande quadrado. Divida o quadrado em quatro partes iguais, formando quatro quadrantes. Complete sua matriz, indicando na vertical a importância e na horizontal a urgência, conforme mostrado na figura.

Liste suas atividades e coloque-as em um dos quatro quadrantes, conforme a importância e a urgência.

Quadrante 1: Quadrante do Stress, onde nós gerenciamos, executamos ou respondemos às tarefas importantes que se tornaram urgentes por não terem sido resolvidas a tempo. Pode estar sobrecarregado por falta de planejamento ou falha em prever obstáculos. Em resumo:

• Tarefas importantes e urgentes.
• Aqui estão as crises, os projetos próximos da data final, os acidentes ou imprevistos com consequências sérias.
• Precisam ser feitas rapidamente.
• Estratégia: resolva agora.

Quadrante 2: Quadrante da Qualidade, onde planejamos, antecipamos e tomamos ações preventivas para evitar futuros problemas. Gastando mais tempo neste quadrante, aumentamos nossa capacidade de fazer o melhor, com mais qualidade e produtividade. Ignorar este quadrante tem como resultado o aumento do stress e criação de novas crises. Falhar neste quadrante, significa transferir tarefas para o Quadrante 1 (Stress). Em resumo:

• Tarefas importantes, mas não urgentes.
• Incluem atividades de planejamento, melhoria de métodos, inovações, desenvolvimento e educação, ampliação da rede de contatos, tempo com a família, etc.
• Necessitam ser feitas; reserve um tempo para elas antes que se tornem urgentes.
• Estratégia: prepare uma agenda para estas atividades.

Quadrante 3: Quadrante da Ilusão, a agitação e os gritos de urgência criam a ilusão de importância. Algumas coisas aqui podem ser importantes para outras pessoas, mas não para você. Em resumo:

• Tarefas urgentes, mas não importantes.
• Aqui estão as interrupções, algumas reuniões, alguns telefonemas, trabalhos ocasionais, os pepinos de outras pessoas, etc.
• São atividades que necessitam ser feitas rapidamente, mas será você a pessoa certa para fazê-las?
• Estratégia: em alguns caso diga não com diplomacia, em outros delegue.

Quadrante 4: Quadrante do Desperdício, perdas de tempo com assuntos triviais, atividades improdutivas e sem valor. Em resumo:

• Tarefas sem importância e não urgentes.
• Telefonemas e e-mails irrelevantes.
• Relatórios e reuniões inúteis.
• Excesso de tempo dedicado à internet e à televisão.
• Estratégia: eliminar ou reduzir ao mínimo indispensável para o verdadeiro lazer.

A classificação de nossas atividades nos quatro quadrantes ressalta o que é importante e nos ajuda a evitar a aplicação de nosso tempo em atividades sem valor. Também nos ajuda a priorizar as atividades importantes.

Três observações sobre o uso da Matriz de Gerenciamento do Tempo (Matriz de Eisenhower)

1. Muitos profissionais gastam seu tempo trabalhando nas atividades do Quadrante 1 (importantes e urgentes) debelando crises e apagando incêndios. Apesar do stress, muitas pessoas gostam de trabalhar neste quadrante, pois se veem e são vistas como heróis e salvadores. No entanto, as crises são resultantes de falta de planejamento, deficiências na organização e ausência de uma visão de longo prazo.
2. Quanto mais você se dedicar às atividades do Quadrante 2 (importantes e não urgentes) menos tempo você terá de dedicar ao Quadrante 1. Isto significa menos stress, mais qualidade, mais produtividade e menos desperdícios.
3. Você obterá o tempo necessário para o Quadrante 2 pela redução de tempo dedicado ao Quadrante 3 (urgentes, mas sem importância) e ao Quadrante 4 (sem importância e sem urgência) pela delegação de tarefas, recusando diplomaticamente ou mesmo eliminando tarefas irrelevantes ou inúteis.

Para encerrar um trabalho prático: Em qual quadrante você classificaria a atividade de leitura deste artigo?

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Não diga que você não tem tempo suficiente. Você tem exatamente as mesmas horas por dia dadas a Leonardo da Vinci, Picasso, Santos Dumont, Einstein, Madre Tereza e Steve Jobs. A diferença é que estas pessoas souberam separar as coisas importantes das triviais e dedicar o tempo necessário às primeiras.

O gerenciamento do tempo é uma habilidade essencial para o sucesso em qualquer atividade, especialmente daquelas que requerem uma prolongada concentração mental, como a criatividade e inovação. Nos quatro próximos artigos, apresentarei algumas práticas e técnicas que você pode usar para aprimorar o gerenciamento de seu tempo e se dedicar às coisas realmente importantes:

1. Como usar melhor o seu tempo e se tornar mais eficaz e produtivo.

Tempo perdido é tempo irrecuperável, você não pode fazer o relógio voltar atrás. Conheça a Matriz  de Gerenciamento do Tempo, uma ferramenta simples e prática para gerenciar melhor seu tempo e se tornar mais eficaz e produtivo. Leia mais.

2. Tempo: trabalhe com mais inteligência e menos esforço

Aprender a usar seu tempo com inteligência resulta em mais produtividade, menos stress e melhoria nas suas relações com a família, colegas e amigos. Leia mais.

3. Gerencie seu tempo: primeiro o mais importante

Gerenciar o tempo é mais do que pegar uma agenda e elaborar uma lista de coisas a fazer. Envolve uma reflexão sobre o significado de sucesso e as prioridades para atingi-lo. Leia mais.

4. Procrastinação: como se livrar do mau hábito de deixar para depois o que pode ser feito agora

Como reconhecer e neutralizar os sentimentos negativos que nos levam a procrastinação, a tendência de deixar para depois as tarefas importantes, mas desagradáveis ou difíceis (publicação em 09/01/10).

Se você está descontente com o modo como seu tempo está sendo usado, creio que estes quatro artigos contêm informações valiosas que o ajudarão a melhorar sua produtividade e a qualidade de vida no trabalho. O melhor gerenciamento do tempo resulta em redução do stress e harmonia entre a sua vida particular e a profissional.

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