Henry Ford disse certa vez que se tivesse perguntado aos americanos o que realmente queriam, eles teriam dito “cavalos mais rápidos”. A percepção de que a carruagem havia esgotado o seu potencial de melhoria, e que estava na hora de uma alternativa inovadora, ainda não tinha tocado as mentes dos consumidores.  Nestas horas, é necessário um empreendedor criativo e audacioso para enxergar as oportunidades e propor uma inovação que rompa com o passado e vá além das mudanças incrementais.

Ao mais desavisado pode parecer que estou ao lado daqueles que pregam o fim e a inutilidade da melhoria contínua e fazem a apologia da inovação permanente. Ledo engano, quem procura manter os pés no chão e a cabeça fora das nuvens, sabe que há uma hora para a melhoria incremental e uma hora para a inovação disruptiva. O segredo do sucesso está em perceber quando chega o momento de abandonar a procura por “cavalos mais rápidos” e substituí-los por outra tecnologia. Enquanto este momento não chega, há sempre muita coisa a fazer para manter o produto competitivo e rentável, esta é a contribuição da melhoria contínua.

Se olharmos o ciclo de vida de um produto ou serviço, pode parecer que há somente dois pontos importantes, o momento de sua criação e o momento de sua renovação ou substituição. Ambos envolvem a inovação disruptiva. No entanto, entre estes dois momentos há um intervalo de tempo que requer ações permanentes de melhorias na qualidade, produtividade e custos, bem como para resolver os problemas que vão surgindo na produção, comercialização e distribuição do produto. Pela inovação a empresa se diferencia de seus concorrentes, pela melhoria contínua ela pode prolongar e ampliar suas vantagens competitivas. Obviamente, a melhoria incremental somente agregará valor a produto que não tenha se tornado obsoleto. Caso contrário, siga o conselho dos índios da tribo Dakota: “Quando você descobre que está montando um cavalo morto, a melhor estratégia é desmontar”.

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Sabemos que, para procurar por oportunidades de inovação, devemos estar sempre olhando para fora da empresa. Grandes oportunidades de inovação nascem das mudanças no mercado, nas alterações dos hábitos e preferências dos consumidores, nos avanços tecnológicos, etc.

Tudo bem, realmente as grandes oportunidades estão fora dos portões da fábrica, e devemos nos manter atentos nos clientes e na concorrência. Mas também é importante estar atento às oportunidades internas de melhoria e inovação de métodos e processos. Fazer mais e melhor com menos e mais rápido – este é o desafio permanente.

Para ter novas ideias, questione seu trabalho

Por que estamos fazendo isto?

Isto é realmente útil?

Estamos agregando valor?

Há um modo mais fácil?

Estas são as perguntas que devemos fazer de modo permanente antes, durante e depois de concluir alguma coisa, grande ou pequena. É importante fazer estes questionamentos para assegurar que estamos fazendo um trabalho que vale a pena ser feito.

Por que estamos fazendo isto?

Às vezes, você se depara trabalhando em algo mas não sabe porquê? Neste caso, é muito importante questionar por que está trabalhando nisto. Qual a razão disto? A quem beneficia? Qual a motivação por trás disto? As respostas a estas perguntas o ajudarão a entender melhor o seu trabalho.

Isto é realmente útil?

Estamos fazendo algo realmente útil ou estamos simplesmente fazendo algo? É fácil confundir entusiasmo e hábito com utilidade. Não são raros os casos em que organizações continuam a fazer coisas cuja utilidade já desapareceu há muito tempo.

Estamos agregando valor?

Agregar custo é fácil, agregar valor é difícil. Na visão dos clientes, o que estamos fazendo realmente agrega valor aos nossos produtos e serviços? Há uma linha muito tênue entre agregar valor e subtrair valor. Às vezes, quando pensamos que algo acrescenta valor, o usuário vê como aumento da complexidade.

Há um modo mais fácil?

Há dois modos de se fazer algo: o modo difícil e o modo fácil. Há mais de 2.500 anos, Confucio já tinha observado: A vida é realmente simples, mas nós insistimos em torná-la complicada. Ao longo do tempo, os métodos de trabalho tendem naturalmente a se complicarem. Cada gerente introduz novos controles, novos relatórios, novas verificações, etc. Estas complicações são criadas por motivações internas, sem a devida avaliação de seus impactos sobre a qualidade final entregue aos clientes. Toda vez em que criamos dificuldades para nossos clientes, nós os estamos entregando nos braços dos concorrentes.

As questões acima são algumas das perguntas que devemos fazer constantemente sobre as razões, modo de execução e consequências de nosso trabalho. Um trabalho mais simples, mais eficiente e mais útil traz mais riquezas, e também mais prazer e mais alegria.

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Como reconhecer e neutralizar os sentimentos negativos que nos levam a procrastinação, a tendência de deixar para depois as tarefas importantes, mas desagradáveis ou difíceis.

Procrastinação é o ato de esquivar-se de uma tarefa que necessita ser realizada. É o mau hábito de deixar para amanhã o que pode ser feito hoje. Isto pode nos levar a ter sentimentos de culpa, desajuste, depressão e baixa autoestima. A procrastinação pode ocasionar conseqüências dolorosas, como o insucesso profissional e a frustração nos assuntos e negócios particulares.

Procrastinação não é simplesmente uma forma de preguiça. Ela surge por razões variadas, incluindo:

• fuga de experiências negativas
• falta de capacitação
• medo de comentários e avaliações de terceiros
• hostilidade à tarefa ou à pessoa que a solicitou.
• pessimismo
• depressão
• perfeccionismo
• passividade
• necessidade de aceitação
• baixa tolerância às frustrações
• sentimento de injustiça
• sobrecarga

Sinais de alerta

A tendência de deixar para depois as tarefas mais difíceis e desagradáveis está sempre presente e o combate à procrastinação exige um alerta constante. Os verdadeiros procrastinadores apresentam cinco comportamentos reveladores:

1. Sobreestimam o tempo necessário para realizar alguma coisa.
2. Superestimam o tempo disponível para realizar alguma coisa.
3. Superestimam o quanto estarão motivados para realizar alguma coisa mais tarde.
4. Acreditam erradamente que não é recomendável trabalhar numa tarefa quando não estão muito bem dispostos a fazê-la.
5. Acreditam erradamente que, para ter sucesso numa tarefa, eles têm que desejar fazê-la.

Como combater a procrastinação?

A procrastinação começa com alguma espécie de sentimento negativo que nos desvia das tarefas importantes. Se você puder reconhecer e reformular alguns destes sentimentos de ansiedade e dúvidas, você poderá elaborar um plano para combater a tendência à procrastinação e gerenciar melhor o seu tempo.

Estude e identifique as causas que o estão levando à procrastinação e combata os maus hábitos. Comece já, agora!

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Gerenciar o tempo é mais do que pegar uma agenda e elaborar uma lista de coisas a fazer. Envolve uma reflexão sobre o significado de sucesso e as prioridades para atingi-lo.

Em dois artigos anteriores, Como usar melhor o seu tempo e se tornar mais eficaz e produtivo e Gerencie seu tempo: trabalhe com mais inteligência e menos esforço, apresentei algumas técnicas para administração do tempo.

Quando falo sobre a importância da administração do tempo, não estou falando sobre uma vida de correrias insanas atrás de minutos e segundos, como o Coelho de Alice no País das Maravilhas, de Lewis Carrol. O Coelho está sempre a correr e a olhar para o relógio e se lamentando: “Oh, meu Deus! Oh, meu Deus! Vou chegar tarde!”. Este é um modo de vida miserável, que não vale a pena ser vivido.

A administração do tempo se baseia numa atitude totalmente diferente. Esta atitude envolve uma profunda reflexão sobre:

1. O que queremos na nossa vida, nossos sonhos e valores.
2. O significado do nosso trabalho, nossa família, nossos amigos e da comunidade onde vivemos.
3. Qual o significado de sucesso e de uma vida equilibrada e saudável.
4. Quais as nossas prioridades e como vamos aplicar nosso tempo para realizar nossos propósitos.

A administração do tempo é, na verdade, a organização de nossa vida em relação ao modo como usamos o tempo para realizar nossos sonhos e planos de uma forma tranqüila, saudável, equilibrada e sem estresse É uma ferramenta importante na nossa procura por uma vida bem vivida e alcance de sucesso profissional, espiritual, familiar e social.

Na apresentação a seguir uso uma interessante metáfora para resumir a essência dos dois artigos citados. Clique na figura para abrir os slides (PowerPoint).

Aprender a usar seu tempo com inteligência resulta em mais produtividade, menos stress e melhoria nas suas relações com a família, colegas e amigos.

Em artigo anterior nós vimos como usar a Matriz de Gerenciamento do Tempo para planejar o uso de seu tempo e tornar-se mais criativo e produtivo. Lembre-se que o propósito de melhorar suas habilidades de administração do seu tempo é liberar tempo para as coisas mais importantes em sua vida. Procure pelo balanceamento ente as suas responsabilidades no trabalho e em casa, e também pelo tempo de lazer com sua família e amigos. Aprender a usar seu tempo com inteligência deve resultar maior satisfação na sua vida e não simplesmente uma longa lista de tarefas terminadas.

Você é o mestre ou o escravo de seu tempo?

Como você está usando o seu tempo? O primeiro passo na busca do uso inteligente do seu tempo é fazer uma avaliação honesta de como você o aplica hoje. Você pode usar o questionário a seguir para fazer esta avaliação.

Avaliação do Gerenciamento do Tempo

Freqüentemente = 3     Às vezes = 2    Raramente = 1      Nunca = 0

Além da utilização da Matriz de Gerenciamento do Tempo para definir prioridades e a estratégia de mudança, há muitas atitudes para você tirar o máximo proveito de seu tempo. Você pode fortalecer sua criatividade, melhorar sua produtividade, prevenir problemas, reduzir a procrastinação, proteger seu tempo, compartilhar o trabalho, simplificar o trabalho e envolver sua família.

Seja mais produtivo: identifique a parte do dia em que você é mais produtivo e reserve estas horas para as tarefas mais importantes e difíceis. Decida que ferramentas de administração do tempo combinam mais com seu estilo: agendas, planilhas, lembretes, organizadores, etc.

Previna problemas: melhore as comunicações com pessoas no trabalho e com a família. Seja claro e preciso nas suas instruções; ouça com atenção quando receber informações e instruções. Quando surgir um problema, aja com rapidez para resolvê-lo antes que piore; elimine suas causas para evitar a repetição.

Proteja seu tempo: aprenda a dizer não, com diplomacia se necessário.  Pode ser que parte de seus problemas sejam causados por você estar envolvido com muitas tarefas, e não ter o tempo necessário para executar as tarefas importantes com qualidade. Delegue o máximo que puder. Ao delegar, oriente seus auxiliares nas técnicas de administração do tempo. Defina claramente os objetivos e ajude-os a identificar as tarefas prioritárias.

Evite a procrastinação: colocar de lado o que deve ser feito é um grande desperdício de tempo. Se você tem uma tarefa desagradável, mas importante, faça-a logo, sem delongas. Como disse Mark Twain: “Se tiver de engolir um sapo, não o olhe por muito tempo”. Se for um projeto grande e difícil, divida-o em tarefas menores e execute uma de cada vez.

Simplifique sempre que possível: lembre-se de que há sempre uma melhor maneira de fazer as coisas. Procure maneiras de fazer as tarefas de modo mais rápido, mais fácil, mais simples e menos cansativo.

Reduza a desordem: livre-se das coisas inúteis que atravancam seu local de trabalho. Organize as coisas úteis e não perca mais tempo procurando-as.

Não se esqueça de você: uma boa administração do tempo pode ajudá-lo a achar tempo para você, sua família, seus amigos e sua comunidade. Tempo para você gastar com você mesmo, tempo para ampliar sua rede de contatos, tempo para lazer e atividades culturais e espirituais. Tempo para você dedicar a seus assuntos pessoais e manter um equilíbrio entre trabalho e família. Tempo para estar com os amigos e relaxar; tempo para atividades comunitárias e para trabalhar em projetos sociais com sua igreja, escola ou outras organizações.

“O ontem é um cheque cancelado; o amanhã é uma nota promissória; o hoje é a única grana que você tem, então gaste-a com sabedoria.” Kay Lions.

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