Como transformar ideias em ações: O plano de ação

por Jairo Siqueira · 7 comentários

em Criatividade, Inovação, Técnicas e Ferramentas


No primeiro artigo desta série, abordamos os cuidados e os critérios para uma boa definição de um objetivo de inovação. Com o objetivo definido, o próximo passo é a elaboração do plano de ação para a realização deste objetivo.

Qualquer que seja seu objetivo, você não terá sucesso, a menos que tenha uma estratégia e um plano detalhando o caminho a tomar para atingir seu objetivo. Este plano define o que precisa ser feito, quando precisa ser feito, por quem será feito e que recursos serão necessários. O plano de ação é o processo de operacionalização do objetivo, e deve explicitar claramente:

  1. O objetivo que deve se alcançado.
  2. Os passos que devem ser seguidos para atingir este objetivo, ou seja, as atividades que devem ser executadas.
  3. A sequência lógica em que estas atividades devem ser executadas.
  4. As datas para início e término de cada atividade.
  5. O responsável pela execução de cada atividade.
  6. Os recursos necessários para a execução de cada atividade
  7. Os resultados intermediários (metas) a serem atingidos ao final de cada atividade.
  8. Os indicadores que servirão par avaliar se as atividades foram executadas a contento.

Quem deve ser envolvido no planejamento?

Ao elaborar o planejamento, tome cuidado para prevenir algumas falhas que podem comprometer o seu plano de ação:

  • Pretender a realização de muito trabalho em curto espaço de tempo.
  • Não considerar adequadamente as necessidades de recursos humanos (disponibilidade de tempo, competências, etc.).
  • Mau dimensionamento de recursos materiais, instalações, logística, etc.
  • Omitir algum passo importante.
  • Não detalhar suficientemente as atividades.
  • Ignorar dependências entre atividades e não sequenciá-las corretamente.
  • Não esclarecer corretamente quem tem responsabilidade e autoridade para cada atividade a ser executada.

Assim, para assegurar o sucesso, isto é, que as atividades aconteçam na forma e no momento em que foram planejadas, é imprescindível que todas as unidades e pessoas envolvidas na execução participem no planejamento. Isto inclui as pessoas diretamente responsáveis pela execução, bem como os gerentes das unidades responsáveis por atividades de apoio, fornecimento de recursos, logística, etc.

Planejando as atividades: o passo a passo numa sequência lógica

As atividades são os passos que você necessita executar para obter os resultados intermediários que contribuirão para a realização do objetivo final.

Assim, o ponto inicial é o objetivo desejado, que é desmembrado nos resultados intermediários e nos passos requeridos para atingi-los. Estes passos devem ser ordenados numa sequência lógica, e alguém deve assumir a responsabilidade de fazê-los acontecer.

Antes de detalhar cada passo, é necessário definir uma estratégia de como chegar ao resultado final. A melhor maneira de fazer isto é realizar uma reunião para identificar as possíveis opções e decidir qual faz mais sentido, considerando os critérios apropriados, como recursos humanos disponíveis, custo, tempo e outros.

Quando as atividades devem acontecer?

Quando chega o momento de planejar o tempo necessário, a chave do sucesso está no sequenciamento, isto é, fazer as coisas na ordem certa e assegurar que não haja interrupções e esperas causadas por uma atividade que já devia ter sido feita e ainda não foi.  A definição de quando cada atividade deve ser realizada requer:

  1. Estabelecer quando o resultado final deve ser atingido.
  2. Identificar as dependências entre atividades, ou seja, que atividades só podem ser iniciadas após a conclusão de determinadas atividades.
  3. Identificar as atividades que podem ser total ou parcialmente simultâneas (paralelas).
  4. Estabelecer uma data realista para o início de cada atividade.
  5. Calcular a duração de cada atividade.

Cumpridas as etapas acima, você deve representar graficamente o planejamento de execução usando um cronograma. Assim, ficará mais fácil verificar se há conflitos ou incoerências que possam prejudicar o bom andamento da execução.

Quem será responsável pela execução?

A menos que a responsabilidade pela execução de cada atividade seja claramente estabelecida, é certo que nada acontecerá e o plano de ação não passará de um sonho. A responsabilidade deverá ser acompanhada por um nível equivalente de autoridade para resolver prontamente os problemas do dia a dia.

Ao decidir sobre quem deverá ser responsável por determinada atividade, deve-se considerar:

  • A experiência, conhecimentos e habilidades exigidas pela tarefa.
  • Quem está disposto a aprender, enfrentar desafios e fazer algo diferente e novo.
  • Quem tem disponibilidade para realizar a tarefa na ocasião programada para sua execução.

Se não houver ninguém capacitado, disponível e disposto, torna-se necessária a capacitação de algumas pessoas, ou mesmo a contratação de uma equipe em caráter temporário. Isto poderá requerer ajustes no cronograma de execução.

No terceiro artigo desta série trataremos da viabilização da mudança, ou seja, como vencer as objeções e conquistar aliados para o seu plano de ação.

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Para uma lista completa, consulte Índice de Artigos

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