Como transformar ideias em ações: O plano de ação

por Jairo Siqueira · 7 comentários

em Criatividade, Inovação, Técnicas e Ferramentas


No primeiro artigo desta série, abordamos os cuidados e os critérios para uma boa definição de um objetivo de inovação. Com o objetivo definido, o próximo passo é a elaboração do plano de ação para a realização deste objetivo.

Qualquer que seja seu objetivo, você não terá sucesso, a menos que tenha uma estratégia e um plano detalhando o caminho a tomar para atingir seu objetivo. Este plano define o que precisa ser feito, quando precisa ser feito, por quem será feito e que recursos serão necessários. O plano de ação é o processo de operacionalização do objetivo, e deve explicitar claramente:

  1. O objetivo que deve se alcançado.
  2. Os passos que devem ser seguidos para atingir este objetivo, ou seja, as atividades que devem ser executadas.
  3. A sequência lógica em que estas atividades devem ser executadas.
  4. As datas para início e término de cada atividade.
  5. O responsável pela execução de cada atividade.
  6. Os recursos necessários para a execução de cada atividade
  7. Os resultados intermediários (metas) a serem atingidos ao final de cada atividade.
  8. Os indicadores que servirão par avaliar se as atividades foram executadas a contento.

Quem deve ser envolvido no planejamento?

Ao elaborar o planejamento, tome cuidado para prevenir algumas falhas que podem comprometer o seu plano de ação:

  • Pretender a realização de muito trabalho em curto espaço de tempo.
  • Não considerar adequadamente as necessidades de recursos humanos (disponibilidade de tempo, competências, etc.).
  • Mau dimensionamento de recursos materiais, instalações, logística, etc.
  • Omitir algum passo importante.
  • Não detalhar suficientemente as atividades.
  • Ignorar dependências entre atividades e não sequenciá-las corretamente.
  • Não esclarecer corretamente quem tem responsabilidade e autoridade para cada atividade a ser executada.

Assim, para assegurar o sucesso, isto é, que as atividades aconteçam na forma e no momento em que foram planejadas, é imprescindível que todas as unidades e pessoas envolvidas na execução participem no planejamento. Isto inclui as pessoas diretamente responsáveis pela execução, bem como os gerentes das unidades responsáveis por atividades de apoio, fornecimento de recursos, logística, etc.

Planejando as atividades: o passo a passo numa sequência lógica

As atividades são os passos que você necessita executar para obter os resultados intermediários que contribuirão para a realização do objetivo final.

Assim, o ponto inicial é o objetivo desejado, que é desmembrado nos resultados intermediários e nos passos requeridos para atingi-los. Estes passos devem ser ordenados numa sequência lógica, e alguém deve assumir a responsabilidade de fazê-los acontecer.

Antes de detalhar cada passo, é necessário definir uma estratégia de como chegar ao resultado final. A melhor maneira de fazer isto é realizar uma reunião para identificar as possíveis opções e decidir qual faz mais sentido, considerando os critérios apropriados, como recursos humanos disponíveis, custo, tempo e outros.

Quando as atividades devem acontecer?

Quando chega o momento de planejar o tempo necessário, a chave do sucesso está no sequenciamento, isto é, fazer as coisas na ordem certa e assegurar que não haja interrupções e esperas causadas por uma atividade que já devia ter sido feita e ainda não foi.  A definição de quando cada atividade deve ser realizada requer:

  1. Estabelecer quando o resultado final deve ser atingido.
  2. Identificar as dependências entre atividades, ou seja, que atividades só podem ser iniciadas após a conclusão de determinadas atividades.
  3. Identificar as atividades que podem ser total ou parcialmente simultâneas (paralelas).
  4. Estabelecer uma data realista para o início de cada atividade.
  5. Calcular a duração de cada atividade.

Cumpridas as etapas acima, você deve representar graficamente o planejamento de execução usando um cronograma. Assim, ficará mais fácil verificar se há conflitos ou incoerências que possam prejudicar o bom andamento da execução.

Quem será responsável pela execução?

A menos que a responsabilidade pela execução de cada atividade seja claramente estabelecida, é certo que nada acontecerá e o plano de ação não passará de um sonho. A responsabilidade deverá ser acompanhada por um nível equivalente de autoridade para resolver prontamente os problemas do dia a dia.

Ao decidir sobre quem deverá ser responsável por determinada atividade, deve-se considerar:

  • A experiência, conhecimentos e habilidades exigidas pela tarefa.
  • Quem está disposto a aprender, enfrentar desafios e fazer algo diferente e novo.
  • Quem tem disponibilidade para realizar a tarefa na ocasião programada para sua execução.

Se não houver ninguém capacitado, disponível e disposto, torna-se necessária a capacitação de algumas pessoas, ou mesmo a contratação de uma equipe em caráter temporário. Isto poderá requerer ajustes no cronograma de execução.

No terceiro artigo desta série trataremos da viabilização da mudança, ou seja, como vencer as objeções e conquistar aliados para o seu plano de ação.

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Como transformar ideias em ações: Viabilizando a mudança

Como transformar ideias em ações: Gerenciamento da execução

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Para uma lista completa, consulte Índice de Artigos

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{ 7 comentários… leia-os abaixo ou escreva o seu }

Jairo Siqueira abril 9, 2013 às 17:52

Rita, como poderia ajudá-la? Não sei se poderia contribuir com alguma coisa à distância. Se quiser e puder dar mais detalhes, use a página de contatos para uma mensagem privada.

Rita abril 7, 2013 às 15:01

Tenho dificuldade em elaborar o plano de ação, me ajude.

Jairo Siqueira abril 1, 2013 às 10:20

Camila, à distância e sem qualquer conhecimento sobre os negócios de sua empresa, torna-se impraticável qualquer dica além das que você encontra no meu artigo. Obrigado pela visita e comentário.
Jairo

camila março 27, 2013 às 20:03

Estou em duvida, tenho que montar um plano de ação na área de supervisão de promotores de vendas, gostaria de saber se você poderia dar umas dicas. Obrigada

Antonio Jose Mata de Lima janeiro 21, 2013 às 21:31

Olá tudo bem.
Tenho dificuldade de elaborar um plano de ação, portanto peço apoio se houver possibilidade.
Fico no aguardo
um abraço
Antonio

Douglas janeiro 21, 2011 às 17:39

Mto bom mesmo. Ajuda muito, to entrando nesse site todo dia. cada vez aprendo mais. muito com mesmo

Jairo Siqueira janeiro 3, 2011 às 08:36

Nei, obrigado pelo comentário e pela indicação de seu artigo, muito bom.
Abraços,
Jairo

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